Denna checklista är framtagen för att ge nyvalda ordinarie styrelseledamöter och ersättare en strukturerad, trygg och professionell introduktion (onboarding) till sitt förtroendeuppdrag. Innehållet är direkt baserat på föreningens stadgar, etiska riktlinjer, konstituerande mötesprotokoll samt verksamhetsberättelser.

Styrelsepärmen (Den digitala mappen)

Följande dokument ska finnas samlade och tillgängliggöras digitalt eller i pappersform för den nya ledamoten vid tillträdet (enligt rekommendationer i kapitel 9) [3, 4]:

• Föreningens lokala stadgar: Det gällande regelverket för RSMH Sundsvall, i detalj fastställda och antagna vid årsmötet 2024-03-14 med utgångspunkt i Riksförbundets normalstadgar från kongressen 2023 [55].
• RSMH:s Etiska riktlinjer: Fastställda av RSMH:s kongress 2023-05-14 [49]. Ger vägledning kring bemötande, värdegrund och hur vi gemensamt skyddar föreningens förtroende [50].
• Ekonomiska ramar och planer: Verksamhetsplan och budget för det innevarande året (2026), antagna vid årsmötet [112, 113].
• Historisk tillbakablick och bokslut: Senaste förvaltningsberättelsen, verksamhetsberättelsen och årsbokslutet (för verksamhetsåret 2025) för att ge insikt i föreningens ekonomi och aktiviteter [111, 174].
• Kontakt- och rollista: Kontaktuppgifter till hela den sittande styrelsen, ersättare, revisor samt anställd personal [104, 115, 179, 180]:
  • Ordförande: Ernestine Ilunga-Stefanow [104]
  • Vice ordförande: Richard Nordin [106]
  • Sekreterare: Erica Bergqvist [106]
  • Kassör: Bengt Norlander [106]
  • Övriga ordinarie ledamöter: Johan Andersson, Ida Pousette, Stefan Thörnberg [104]
  • Ersättare: Leonard Ahlin, Tom Ellhorn [104]
  • Revisor: Staffan Tjernell Kamrertjänst [115, 179]
  • Anställda: Hans Willén (Administration, medlemmar och verksamhetsplanering, 50%) [179] samt Maria Malm (Projekt IOP och föreningsvärd, 50%) [180].
• Registerutdrag och firmateckning: Föreningens aktuella registerutdrag från Skatteverket (Organisationsnummer: 889200-9393) [8] samt protokollet från det konstituerande styrelsemötet 2026-03-26 som visar vem som tecknar föreningens firma [104].

Grundläggande regler & Värdegrund i praktiken

Föreningen är en brukarorganisation som ska ses som trovärdig, seriös och kompetent [49]. Nya ledamöter ska introduceras i följande kärnprinciper:

• Partipolitisk och religiös neutralitet: Förståelse för att RSMH Sundsvall är en neutral, allmännyttig ideell förening som är öppen för alla som delar vårt syfte att verka för människor berörda av psykisk ohälsa [1, 59].
• Vår drogfria verksamhet: Inom RSMH råder en strikt regel om att alla deltagare – inklusive förtroendevalda och anställda – ska avhålla sig från alkohol och andra icke läkarordinerade droger under utövande av verksamhet [6, 53]. Detta för att skapa trygga möten [53].
• Hantering av jäv (Intressekonflikter): Nya ledamöter ska känna till jävsreglerna [6]. Man är jävig om ett ärende berör en själv personligen, ens familj, släkt eller nära vänner [54]. En jävig person får närvara för att presentera och svara på frågor, men får inte delta i diskussion eller beslut [54].
• Styrelsens sekretess och tystnadsplikt: Information om att styrelsens diskussioner och beslut omfattas av sekretess och tystnadsplikt till skydd för enskilda medlemmar [5]. Vi pratar alltid med varandra och inte om varandra, och personuppgifter får aldrig lämnas ut till tredje part [53].

Praktisk introduktion till verksamheten

Att förstå det dagliga arbetet och föreningens resurser:

• Föreningslokalen: Studiebesök i föreningslokalen på Skönsbergsvägen 19 F, Sundsvall [181]. Lokalen fungerar även som kansli för RSMH Distrikt Västernorrland [181].
• Introduktion till personalen: Möte med föreningens anställda (Hans Willén och Maria Malm) för att förstå deras ansvarsområden samt hur veckovisa möten mellan personal och arbetsledning fungerar [179, 180].
• Medlemsstrukturen: Genomgång av medlemsregistret [84] (föreningen har ca 182 betalande medlemmar) [176] och medlemsavgiften (fastställd till 160 kr per år) [113].
• Våra kamratstödsaktiviteter: Orientering i föreningens breda utbud av aktiviteter, såsom kvinnogruppen, mansgruppen, datakurser, autismträffar, odlingslotten på Björnmyren, friskvård samt utflykter [182, 184, 186, 201, 203, 205].
• Opinionsbildning & samverkan: Genomgång av hur föreningen deltar i brukarråd, funktionshinderråd och samverkar med Sundsvalls kommun (exempelvis genom det planerade 3-åriga IOP-avtalet med Individ- och arbetsmarknadsförvaltningen) [181, 207, 212, 214].

Formellt styrelsearbete & Beslutsprocesser

Hur vi fattar rättssäkra beslut på styrelsemötena:

• Mötesordning och kallelser: Kallelser med föredragningslista ska skickas ut i god tid före styrelsemötet [44, 85].
• Beslutsförhet (Kvorum): Styrelsen består av 7 ordinarie ledamöter och 2 ersättare [114]. Styrelsen är beslutsmässig (kvorum) då de närvarande ledamöterna och tjänstgörande ersättarna motsvarar minst hälften av de valda ledamöterna (minst 4 personer) [39, 44, 85, 86, 114].
• Beslutsfattande: Beslut fattas med enkel majoritet [44, 87]. Vid lika röstetal gäller den mening som ordföranden biträder [44, 87]. Omröstningar sker öppet [45, 87].
• Rätt till reservation: Ledamöter har alltid rätt att få en avvikande mening antecknad i protokollet som en reservation mot beslutet, förutsatt att det begärs innan mötet avslutas [5, 45, 87].
• Ekonomisk kontroll: Styrelsen kan inte fatta beslut om upptagande av lån eller väsentligt ökade utgifter utanför budgeten utan att först inhämta revisorernas och ett medlemsmötes utlåtande [86, 155].
• Arbetsgivaransvar: Förståelse för att styrelsen har det yttersta arbetsgivar- och arbetsmiljöansvaret för föreningens anställda personal [80, 84, 153].

Behörigheter & Externa kontakter (Endast för berörda roller)

Gäller särskilt ordförande, kassör och vice ordförande som utsetts till firmatecknare:

• Firmateckning: Registrera firmateckningsrätten hos banken och berörda myndigheter. De utsedda firmatecknarna som tecknar föreningen två i förening är Bengt Norlander, Ernestine Ilunga-Stefanow och Richard Nordin [106, 107].
• Bankbehörighet: Installera och godkänna internetbankbehörigheter, kontodispositioner och eventuella betalkort [107].
• Myndighetskontakter: Registrera administratörer hos Skatteverket för hantering av arbetsgivardeklarationer (redovisas senast den 12:e varje månad) och eventuella F-skatteärenden [8, 9, 107].
• Rapportering till Riksförbundet: Säkerställa att Riksförbundet RSMH erhåller uppdaterade uppgifter om de nya firmatecknarna, styrelsens sammansättning samt årsmöteshandlingar [83, 152].
• Medlemskap i Arbetsgivarorganisation: Eftersom föreningen har anställd personal måste styrelsen tillse att föreningen är anmäld som medlem i den arbetsgivarorganisation som Riksförbundet RSMH är medlem i (notera att Riksförbundet betalar grundpremien) [88, 157].