Styrelsens arbete och roller

Detta avsnitt ger praktisk vägledning för hur styrelsens arbete ska organiseras och vilka specifika ansvarsområden som ligger på de olika rollerna.

Styrelsens sammansättning

Styrelsen ansvarar för att förvalta föreningens angelägenheter och representera dess intressen [81, 150].

Antal ledamöter: Styrelsen ska bestå av lägst tre (3) ledamöter och lägst en (1) ersättare (suppleant) [2, 79, 148]. Valberedningens förslag för RSMH Sundsvall, vilket godkändes på årsmötet, är sju (7) ordinarie ledamöter och två (2) ersättare [114].
Mandattid: Ledamöter väljs på två (2) år med växelvis avgång (halva styrelsen väljs det ena års och andra halvan nästa år) [79, 148]. Ersättare väljs på ett (1) år [79, 148].
Ordförande: Väljs av årsmötet på ett (1) år [79, 148]. (För verksamhetsåret valdes Ernestine Ilunga-Stefanow till ordförande [115]).
Konstituering: Styrelsen fördelar rollerna som sekreterare och kassör inom sig vid det konstituerande mötet [80, 149]. För RSMH Sundsvall konstituerades rollerna enligt följande: Rickard Nordin (vice ordförande), Erica Bergqvist (sekreterare) och Bengt Norlander (kassör) [106].
Anställda i styrelsen: Personal som är anställd i föreningen får inte väljas in i styrelsen, men kan vid behov adjungeras som sekreterare eller föredragande [80, 149].

Ordförandens uppgifter

Ordföranden har det övergripande ansvaret för att leda föreningen och samordna styrelsens arbete [3].

Mötesledning: Kalla till styrelsemöten, upprätta föredragningslistor och leda sammanträdena [3, 85, 154].
Styrelsens efterlevnad: Tillse att gällande stadgar, etiska riktlinjer och styrelsens arbetsordning följs i all verksamhet [3, 53, 70, 139, 166].
Arbetsgivaransvar: Om inte styrelsen beslutar annat, är ordföranden vanligtvis den primära kontakten och arbetsledaren för eventuellt anställd personal [80, 149].
Justeringsansvar: Justera styrelsens protokoll tillsammans med en därtill utsedd justeringsperson [45, 87, 156].

Sekreterarens uppgifter

Sekreteraren är styrelsens administrativa nav och ansvarar för att dokumentera föreningens arbete [3].

Protokollföring: Skriva noggranna protokoll vid styrelsemöten och tillse att styrelsens beslut formuleras och dokumenteras på ett tydligt sätt [3, 85, 154].
Medlemsregister: Ansvara för att upprätthålla ett aktuellt medlemsregister och säkerställa att personuppgifter hanteras i enlighet med lagstiftning (GDPR), myndighetsriktlinjer och RSMH:s policy [3, 84, 153].
Verksamhetsberättelse: Sammanställa styrelsens förslag till verksamhetsberättelse inför årsmötet [3, 83, 152].
Arkivering: Ansvara för säker arkivering av föreningens handlingar och protokoll [3, 89, 158].

Kassörens uppgifter

Kassören har det löpande ansvaret för föreningens ekonomi, bokföring och finansiella rutiner [3].

Bokföring och rapportering: Sköta föreningens löpande bokföring och ta fram ekonomiska rapporter till styrelsen inför varje kvartalsavstämning [3, 82, 151].
Bankkonton och betalningar: Hantera föreningens post, skattekonto, bankkonton och betalningar i enlighet med styrelsens beslut [3, 82, 151]. I RSMH Sundsvall har Bengt Norlander, Ernestine Ilunga-Stefanow och Richard Nordin valts till firmatecknare (två i förening) för att teckna föreningens firma och hantera banktjänster [106-107].
Löner och deklarationer: Ansvara för hantering av löner och se till att arbetsgivardeklarationer och skatteinbetalningar görs senast den 12:e i varje månad [3, 8, 9, 15].
Årsbokslut: Upprätta bokslut och ekonomisk berättelse efter räkenskapsårets slut (kalenderår) och tillhandahålla dessa till revisorerna senast fyra veckor före årsmötet [83, 89, 152, 158].

Styrelsepärmen

För att ge nya ledamöter en bra start (onboarding) ska styrelsen tillhandahålla en styrelsepärm eller en strukturerad digital mapp [4]. Denna ska innehålla:

Föreningens stadgar: Både föreningens stadgar och riksförbundets stadgar.
Etiska riktlinjer: RSMH:s gällande etiska riktlinjer som antagits av kongressen finns som bilaga i föreningens stadgar.
Planeringsdokument: Den gällande verksamhetsplanen och budgeten för det aktuella året.
Ekonomiska dokument: Senaste förvaltningsberättelse och bokslut, samt revisionsberättelsen.
Kontaktlistor: Kontaktuppgifter till samtliga styrelseledamöter, suppleanter och anställd personal [104, 178, 179].
Protokoll: Protokoll från det senaste årets styrelsemöten och årsmöten för att förstå pågående ärenden [104, 180].