Google Workspace (=GWS i fortsättningen) är en samling av smarta appar som hjälper oss att samarbeta och få saker gjorda, oavsett var vi befinner oss. Det är som ett digitalt kontor i molnet, där du kan skapa, dela och samarbeta i realtid.

De vanligaste verktygen

RSMH har länge använt Microsoft Office, men kommer att efterhand övergå till de applikationer som ingår gratis i GWS.

Google Mail är vår föreningsmejl. Här kan du skicka och ta emot mejl, organisera din inkorg och hålla kontakten med kollegor och kunder.

Google Dokumen: är ett ordbehandlingsprogram som liknar Microsoft Word. Många av våra dokument är skrivna i MS Word, men vi kommer att efterhand övergå till Google Dokument.

Google Kalkylark är ett kalkylprogram som liknar Microsoft Excel. Här kan du skapa och redigera kalkylblad, analysera data och visualisera information.

Google Presentationer är ett presentationsprogram som liknar Microsoft PowerPoint. Här kan du skapa snygga presentationer, samarbeta med andra och presentera online.

Google Drive är vår lagringsplats i "molnet". Här kan du spara alla dina filer, dokument, bilder och videor. Du kan också dela filer med andra och samarbeta i realtid.

Google Kalender är en digitala kalender. Här kan du schemalägga möten, hålla koll på deadlines och dela din kalender med andra.

Google Meet är vårt verktyg för videomöten. Här kan du delta i möten, hålla presentationer och samarbeta med teamet, oavsett var ni befinner er.

Google Chat Här kan vi chatta direkt med en person eller flera samtidigt i ett chat-rum.

Tips för en smidig start med Google Workspace

• Lär dig hur du ska separera privat och föreningen. Det gör allt enklare och det är en hälsofråga.
• Utforska de olika verktygen och lär dig deras funktioner.
• Använd Google Drive för att organisera dina filer och samarbeta med andra.
• Använd Google Kalender för att hålla koll på dina åtaganden.
• Använd Google Meet för att delta i videomöten.
• Fråga dina kollegor om hjälp om du behöver.

📧 Google Mail (Gmail)

Gruppen styrelsen@... fungerar som en gemensam adress, men du har också din personliga styrelseadress.

Viktig regel

• Använd ALLTID styrelseadressen när du skriver som representant för RSMH. Använd aldrig din privata adress för föreningsarbete.

Vidarebefordra till privat mejl

Om du vill få en kopia av styrelsemejlen till din privata adress (för att inte missa något):

1. Klicka på Kugghjulet (Inställningar) > Visa alla inställningar.
2. Gå till fliken Vidarebefordran och POP/IMAP.
3. Klicka på Lägg till en adress för vidarebefordran och skriv in din privata mejl.
4. Du måste sedan logga in på din privata mejl och bekräfta länken som skickats dit.

• Läs mer: Hjälpcenter för Gmail

💬 Google Chat

Vi använder Google Chat för snabba frågor och korta diskussioner som inte kräver ett formellt mejl.

Styrelserummet

Vi har skapat ett chattrum som heter "Styrelserummet".

1. Öppna Chat (finns i vänstermenyn i Gmail eller via chat.google.com).
2. Under rubriken Rum hittar du "Styrelserummet".
3. Här kan alla i styrelsen skriva meddelanden till varandra i realtid. Du kan även ladda upp filer direkt i chatten.

• Tips: Ladda ner appen "Google Chat" till din telefon så får du notiser när något händer!
• Video: Kom igång med Google Chat (svenska)

Det är ett mycket klokt tillägg! Att ha Drive som en "vanlig hårddisk" (G:) gör att tröskeln sänks rejält för dem som är vana vid Windows utforskare. Det gör också att man slipper ladda upp och ner filer manuellt.

📂 Google Drive (Dokument & Filer)

I RSMH Sundsvall sparar vi ingenting lokalt på datorn (alltså inte på Skrivbordet eller C:). Detta för att inget ska försvinna om en dator går sönder och för att vi ska följa GDPR.

Installera Google Drive för dator

Vi rekommenderar starkt att du installerar appen Google Drive för dator.

1. Ladda ner och installera appen här.
2. När du loggat in kommer din Drive att synas som en vanlig hårddisk i din dator (oftast som enhet G:).
3. Du kan nu öppna, redigera och spara filer precis som vanligt, men de ligger säkert i molnet.

Var ska jag spara?

Det finns två ställen att hålla koll på i din G-enhet:

• Delade enheter (Huvudregeln): Här ska ALLT som rör föreningen ligga (protokoll, ekonomi, planering). Eftersom du tillhör gruppen "styrelsen" ser du automatiskt dessa mappar.
• Min enhet: Här kan du spara ditt eget arbetsmaterial eller utkast som inte är färdiga att delas än.

Viktigt: Spara aldrig föreningsdokument direkt på din dators hårddisk (C:). Använd alltid G-enheten så att vi håller informationen inom föreningen.

Sammanfattning av arbetsflödet för en styrelsemedlem

Användbara länkar för att lära sig mer:

• Video: Hur fungerar Google Drive för dator?
• Text: Flytta filer till en delad enhet